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系統會透過讓業務更快速且大規模地達成主要目標來示範自動行為。健康的自動化可讓使用者專注於高價值的工作,並減少對重複、手動工作或複雜資料輸入所花費的時間。

自動化通常是指將業務流程從一個表單轉換為另一個表單:從紙本表單轉換為數位表單,從舊系統轉換為新的系統。每個業務流程翻譯都會帶來轉換的機會。

轉換並非使用新技術為使用者導入中斷和混淆的變更。轉換是關於建立更簡單的方式來完成工作、讓業務不受摩擦地成長,以及讓業務使用者更深入地專注於對利害關係人的真正重要性。從結構角度來看,這涉及識別可以一併去除或自動處理的工作。它需要在技術使用方式與其對業務的可測量影響之間建立明確的連結。

Salesforce 自動化的重要注意事項:可透過各種工具完成,並使用程式設計和陳述性技能集。設計結構正確的自動化,並非選擇只使用一個自動化工具來建立。這是關於使用一致且可預測的方法,並讓小組開發、測試、部署和維護您設計的自動化。您的自動化應盡可能採用最可維持且可讀的形式。

本節涵蓋如何設計和重新產生自動化,讓企業能夠更快速且大規模地達成關鍵目標。您可以專注於效率與資料完整性,以改善 Salesforce 中的自動化結構。

透過 Salesforce 技術,建立自動化效率並非如往常般重建業務。這是關於深入瞭解小組將負責會議或追蹤的關鍵度量和業務成果,以及返回查看您正在自動化工作的內部和整個工作中的功能單位。您可以透過自動化來識別如何建立模式,讓業務更有效率、更快速地進行大規模作業。

有效率的自動化邏輯可讓您的系統:

• 更容易調整且對業務有價值
• 對使用者更有幫助
• 更容易適應並能夠滿足不斷變化的業務需求

您可以透過流程設計和作業邏輯改善自動化效率。

流程設計涉及定義工作完成的方式。建立真正有效率且有效率的流程表示您的設計不只是複製目前的工作方式。識別和移除無效或不明確的步驟至關重要。最佳化的流程應在沒有不必要步驟的情況下建立可測量的業務價值 (請參閱 KPI)。不明確或不必要的步驟可能會造成技術債務,並導致無法維持的自動化。

通常,探索和記錄業務流程的責任會屬於業務分析師或甚至是系統管理員的責任。結構設計師負責與這些小組成員合作,以確保您的流程設計在技術上是健全且結構良好。盡早套用您對 Salesforce 平台的 Knowledge 可協助您的小組找出要透過自動化來簡化的流程,或需要變更的流程,以避免付費自訂。

若要建立 Salesforce 的最佳化流程,請考量:

• 全面定義程序。具有不明確目的或定義不明確的程序在設計時更有可能遭到誤解。這會導致以假設為基礎的錯誤設計,這會導致自動化不正確或效率不佳。確保您要自動化的業務流程符合下列標準:

  • 範圍為單一特定函數 (請參閱 功能單位)
  • 已清楚定義可測量的輸出 (請參閱 業務值)
  • 已清楚定義輸入與輸出

• 讓流程步驟更清楚。* 雖然新增「未來可能有幫助」的其他步驟有時會很誘人,但這絕對不是一個好方法。自動化中的每個步驟都與整體流程的結果相關。確定每個流程步驟具有下列特性:

  • 執行特定細微工作 (請參閱可編譯)
  • 需要程序產生其定義的輸出 (移除所有非必要步驟)
  • 可以使用最少數量的資源完成
  • 盡可能使用現有系統資料,而非要求使用者輸入 (請參閱 參與)
  • 提供輸入選項,使用者無須瞭解基本系統的運作方式即可瞭解 (請參閱「實用」)

下方的 模式與反模式清單顯示 Salesforce 組織中的正確 (和不良) 最佳化外觀。您可以在建立之前使用這些項目來驗證您的自動化設計,或識別需要進一步最佳化的自動化。

若要深入瞭解 Salesforce 提供的流程自動化工具,請參閱與自動化相關的 工具。

作業邏輯會處理從流程的設計轉換為實際實作的效率。無論交易量高峰或執行中的同時例項數量為何,具有強大作業邏輯的自動化都會持續表現良好。邏輯上,有效的自動化可協助企業更輕鬆地調整規模,以滿足更高的需求。在您的自動化中建立強大的作業邏輯,與系統的整體可靠性有直接關係。

未有效運作的自動化提供較差的使用者和客戶體驗,進而導致潛在的收入損失和客戶的 Trust 損失。其維護成本也較高,且可能會變成瓶頸,使相關程序延遲,進而造成整體系統效能問題。

若要在自動化中建立有效的作業邏輯,請考量:

• 確保所有建立自動化的使用者都知道如何執行此操作。使用任何類型的自動化工具可能會產生不良設計選擇。程式碼可能會發生錯誤或實作選項不佳,而非點按型工具。例如,使用硬式編碼參照識別碼是「流程」與程式碼中出現的反模式。按一下式工具不應視為授權,以允許任何人和每個人將自動化釋出至生產環境。建立自動化的每個小組成員都需要知道如何以正確的方式建立自動化。請參閱可讀性與 設計標準,以深入瞭解如何在整個系統中定義及套用有效標準。
• 清楚記錄所有執行路徑。自動化的使用量增加不僅會增加潛在的資料量,也會增加非預定叫用內容。您需要瞭解如何叫用不同的自動化,並確保在具有多個進入點的所有自動化中都會顯示適當的交易控制 (請參閱資料處理)。例如,畫面流程不會在大量資料載入時執行,但 Apex 觸發和觸發 (及自動啟動) 流程可能會執行。清楚記錄自動化的計畫式和潛在執行路徑是瞭解實作期間需要配合的邏輯條件的重要層面。
• 「批次」所有資料作業 (包括 SOQL)。每個資料作業 (插入、更新等) 都應針對集合執行。一律。沒有例外情況。這就是「大量處理」作業的意思。雖然平台可以支援 singleton 資料作業,但您絕不應允許實作 singleton 模式。
• 使用 SOSL 進行搜尋作業。我們錯誤地認為無法針對透過 SOSL 傳回的記錄執行資料作業。事實上,無法直接針對 SOSL 結果叫用 DML,但程式碼可以剖析 SOSL 結果,並建立可在 DML 或資料庫類別方法中參照的集合。SOSL 與 SOQL 之間的關鍵差異是各自的傳回類型,以及其回應廣義或萬用字元搜尋的方式。SOSL 可以針對數種 sObject 類型運作 (這就是傳回類型不同的原因),並能處理與 SOQL 相較的萬用字元和廣義字串搜尋,效能更佳。
• 將 SOQL 視為資料作業。請勿使用 SOQL 尋找記錄,請使用它來限定資料作業。SOQL 和資料作業對 基本關聯式資料庫的效能有非常類似的影響。SOQL 甚至可以傳遞 明確的 DML 指標,該指標會在預期資料作業時鎖定資料庫列。若要建立可調整的自動化,請確保您以類似的盡職調查方式處理 SOQL:不要在沒有非常具體且格式正確的選取條件的情況下使用 SOQL,不要允許外部欄位參照,並要求在 WHERE 陳述式邏輯中仔細比對欄位和篩選輸入的資料類型。您的程式碼也應有適當的控制項,以確保查詢永不在非大量處理的環境中執行,或針對空值或空白篩選條件執行。
• 將同步作業專注於即時協助使用者的工作。在您的 流程最佳化期間,識別與使用者即時或近乎即時需要完成的相關邏輯,以及可延後至非同步 (非同步) 交易的項目。請參閱「資料處理」,以取得設計同步化/非同步化作業的詳細考量事項。

下方的 模式與反模式清單顯示 Salesforce 自動化中的正確 (與不良) 作業邏輯外觀。您可以在建立之前使用這些項目來驗證您的自動化設計,或識別需要進一步最佳化的自動化。

若要深入瞭解可協助您計畫規模的 Salesforce 可用工具,請參閱與自動化相關的 工具。

自動化 KPI 測量自動化隨著時間的影響。若沒有自動化功能,您將無法確定自動化是否真正增加業務價值,或為使用者建立非預期的複雜性。您建立的每個自動化都應繫結至一組清楚且可測量的 KPI。

良好 KPI 由可測量的值與相關聯的時間範圍定義。範例包括:

• [X 數] 每個月儲存的工作時數
• 每週手動資料輸入的處理失敗減少 [Y%]

一旦您擁有清楚且可測量的 KPI,您也必須瞭解 Salesforce 中的自動化是否以及如何產生與根據這些 KPI 報告相關的資料。

下方的 模式與反模式清單顯示 Salesforce 自動化時的正確 (與不良) KPI 外觀。您可以使用這些項目來驗證現有的 KPI,或在建立之前找出需要更進一步識別 KPI 的位置。

若要深入瞭解 Salesforce 提供可協助 KPI 的工具,請參閱與自動化相關的 工具。

下表顯示要在組織中尋找 (或建立) 的模式選項,以及要避免或鎖定修復的反模式。

✨ 在「模式與反模式探索器」中探索更多效率模式。

資料完整性是指系統維護準確且完整資料的程度。Salesforce Platform 維護強大的 內建處理邏輯,專為保護儲存在個別組織關聯性資料庫中的資料完整性而設計。建立健康自動化的基本概念之一是瞭解 Salesforce 的內建資料完整性行為,並確保所有自動化設計都符合 (並確認) 這些行為。

自動化設計中最大的反模式是因為無法辨識 Salesforce 已經提供的強大資料完整性服務,以及無法使用利用這些服務的標準功能。若要設計可保護及維護資料完整性的自動化,您必須熟悉 Salesforce 作業行為的基本順序。

將資料完整性適當延伸至自訂自動化,表示您的系統可以:

• 無須手動介入即可對抗大量與大型資料量,
• 視需要強制執行使用者安全性原則,並視需要切換至系統內容,
• 在執行階段遇到錯誤,並遵循可預測的復原或失敗路徑。

您可以透過正確的資料處理和錯誤處理,將更佳的資料完整性建立在 Salesforce 自動化中。

設計 Salesforce 中正確資料處理的第一步是瞭解多重租戶平台如何處理交易。這包括瞭解 Salesforce Platform 用來在記錄層級資料作業期間確保資料完整性的內建執行行為順序。如需有關此行為影響的詳細資訊,請參閱 Salesforce 結構基本概念中的 資料庫操作。

自動化中的資料處理不佳,可能是最難識別和完全修復的反模式之一。平台執行順序的遞迴性與重疊性質可能會導致難以瞭解問題的起源。將致命錯誤或超過管理員限制的程式碼或流程特定區段可能不是基本資料處理問題的根本原因。

交易認知是建立可靠且大規模執行 Salesforce 之自動化的關鍵。這意味著確保自動化中的每個步驟都經過設計,並瞭解其與平台控制的執行順序相關的 Knowledge,可以正確執行其功能,並將資訊正確傳遞至下一個步驟。

無論您使用的自動化工具為何,適當的交易感知會遵循類似的模式,且需要一般考量事項:

• 假設系統會要求您針對大量資料執行所有自動化,且不會在任何時間通知。自動化應具有允許批次或大量執行的路徑 (請參閱「延展性」)。
• 請勿在相同的交易中混合系統和使用者內容資料作業。
• 將同步化資料作業保留在 前後 環境 中,並針對所有內容 後 動作使用非同步化作業。
• 使用 傳訊與通知可避免建立應用程式內體驗,這會要求使用者根據非同步作業的結果等待資料。

除了交易認知之外,資料處理還有第二個維度:瞭解何時在不同執行內容中執行邏輯。將自動化拆分為不同執行內容的常見原因包括:

• 大量和/或複雜的資料作業
  • 大量處理作業並不保證自動化將正確處理大量資料。如果自動化中的資料作業量超過每個交易限制,您將需要使用大型資料量特有的功能 (例如透過批次 Apex 或 大量 2.0 API) 來執行資料作業。這些項目有不同的交易限制,適用於大量資料。
  • 當大量執行時,需要在記錄之間周遊複雜關係階層或執行複雜重新計算 (不包括公式欄位) 的資料作業可以輕鬆超過每個交易限制。考量某個記錄更新的「雜訊」程度,以完成系統中後續動作所需的相關資料作業或 SOQL 為準。
  • 自動化整個鏈中涉及的 sObject 類型可能需要您將資料作業分割成個別的交易,以避免發生「混合 DML」錯誤。
• 需要在使用者或系統環境中執行的邏輯
  • Salesforce Platform 會在使用者環境中強制執行共用與可視性。如果您需要執行超出自動化使用者權限層級的作業,您必須確保這些作業在系統環境中執行。
  • 不同的工具會或不會在不同的環境中執行:
    • Apex 依預設會在系統環境中執行。您可以使用 Apex 類別定義中的 共用關鍵字來控制 Apex 行為是否以及如何強制執行使用者層級共用規則。
    • 流程沒有單一預設行為。流程會在使用者或系統環境中執行,視流程啟動方式而定。您可以選擇在系統環境中強制執行共用。
    • 流程 (亦即使用流程產生器建立的自動化) 會在系統環境中執行,而無須共用考量事項。(注意:我們建議使用「流程」建立低程式碼自動化。
• 需要以非同步方式執行的邏輯
  • 外部系統作業 - 存取外部資料的同步呼叫或動作不會包含在任何平台回復行為中。若要利用這些行為,您必須將涉及外部系統的動作放入個別的交易中 (使用非同步 Apex 方法、非同步路徑或可叫用的 動作)。
  • 事件與傳訊 - 若要控制與資料作業相關之事件或訊息的流程 (並利用平台回復行為),請使用非同步 Apex 方法,將與傳訊或事件相關的所有動作放入 內容__後。

下方的 模式與反模式清單顯示 Salesforce 自動化中的正確 (與不良) 資料處理。您可以使用這些功能在建立之前驗證您的自動化設計,或識別需要重新設定以改善資料處理的自動化。

若要深入瞭解 Salesforce 可用於自動化中資料處理的工具,請參閱與自動化相關的 工具。

錯誤處理對於資料完整性而言至關重要。強大的錯誤處理也可協助您的系統調整規模並使其更具彈性。

自動化中的錯誤處理可能會導致:

• 記錄不一致和其他資料完整性問題
• 傳送不準確的通知給使用者和其他系統
• 浪費時間與資源以手動或重複處理
• 整體缺乏系統的 Trust

自動化中的錯誤處理需要授與任何執行中的程序剖析資訊錯誤的功能、根據錯誤資訊存取後續步驟應如何的邏輯,然後遵循正確的路徑。這些功能不需要在每個自動化中重複建立 (這是最佳化反模式)。相反地,系統中的每個自動化都應能夠連線至相關的錯誤處理 元件。

若要在您的自動化中建立適當的錯誤處理控制項,請詢問以下問題:

• 什麼是「致命」錯誤?
• 什麼是「可復原」錯誤?
• 針對由使用者動作觸發的自動化,自動化如何在嘗試認可變更前找出錯誤並通知使用者?

決定如何處理這些錯誤後,您可以開始在自動化中建立有效的錯誤處理。下方的 模式與防模式清單顯示 Salesforce 自動化中的正確 (與不良) 錯誤處理。您可以在建立之前使用這些項目來驗證您的自動化設計,或識別需要重新設定以改善錯誤處理的自動化。

若要深入瞭解 Salesforce 可用於錯誤處理的工具,請參閱與自動化相關的 工具。

下表顯示要在組織中尋找 (或建立) 的模式選項,以及要避免或鎖定修復的反模式。

✨ 在「模式與反模式探索器」中探索更多資料完整性的模式。

在自動化方面,業務價值的概念是關於流程如何對業務專案關係人產生可測量的正面影響。理想情況下,流程自動化可讓使用者更少花費時間處理重複的低價值工作。它也會透過去除可能產生錯誤的手動處理活動來協助提升資料完整性。與 流程設計類似,識別並提供將推動實際業務價值的自動化需要超出基本探索和業務分析的工作。

有時,將價值提供給業務的最佳方法似乎就是簡單地將業務使用者要求的每個流程自動化,無論其出現在待處理項目 (或票證排行榜) 中的順序,或根據您組織中的政治因素。這可能會導致兩個相關問題:以子最佳順序建立自動化,以及建立錯誤的自動化。第一個問題,即優先順序不佳,會讓高價值流程無法在應用時進行實作,進而降低成長速度。第二個問題,建立錯誤的自動化,不僅會延遲高價值的自動化傳遞,也會導致錯誤的時間、不必要的成本,以及傳送小組的挫折度增加。

您可以透過專注於 KPI 和排定優先順序來提供更大的業務價值。

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